¿Qué son los libros mercantiles y por qué legalizarlos en el Registro Mercantil?
La legalización de los libros mercantiles en el Registro Mercantil y su función puede ser perfectamente una cuestión que en algún momento cualquier socio o emprendedor se ha podido plantear. Quizás porque necesitamos realizar dicho trámite o simplemente porque un tercero nos ha preguntado si disponemos de libros mercantiles.
La idea de este post es responder y resolver de manera clara y concisa estas preguntas y dejar más claro como realizar la legalización de libros contables y otros libros mercantiles.
En el Código de Comercio (Artículo 25) encontramos una premisa fundamental en relación a todos los empresarios: llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios.
Una forma que dispone la Ley y en especial el Código de Comercio para fomentar esa contabilidad ordenada y adecuada es a través de los Libros Mercantiles y los libros de socios en el registro mercantil.
Los Libros Mercantiles son herramientas y/o instrumentos jurídicos facilitados por la ley para aliviar la gestión y organización mercantil y contable de todos los empresarios. (Artículo 26 CCom.).
¿Qué tipos de libros mercantiles hay?
Todas las sociedades mercantiles deben llevar obligatoriamente los siguientes libros mercantiles (y, por consiguiente, su presentación / legalización ante el Registro Mercantil):
Libros Contables
La legalización de libros contables es trascendental y obligatorio:
- Libro Diario. Registro de todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. Elaborado por cada ejercicio económico.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Recoge la situación inicial de la empresa, su evolución y las cuentas anuales.
Libros Mercantiles/Societarios
- Libro de registro de los socios
- Libro de registro de la sociedad
- Libro de registro de acciones nominativas
- Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
- Libro de Actas. Libro donde se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de administración.
- Libro Registro de Socios. Libro que registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones o acciones de la sociedad, su evolución y transmisión y la constitución de derechos reales y otros gravámenes.
¿Qué obligaciones tenemos respecto los libros mercantiles?
Cuando hablamos de presentación o legalización de libros mercantiles ante el Registro Mercantil se entiende aquel acto administrativo por el que se otorga validez a un documento, comprobando la autenticidad de la firma puesta en dicho documento y la calidad en la que la parte firmante del documento ha actuado.
Anteriormente la legalización de los Libros Mercantiles se tenía que hacer de forma presencial ante el Registro Mercantil. Recientemente se ha introducido en nuestro sistema la presentación telemática en formato electrónico.
Todos los libros obligatorios antes mencionados se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses a la fecha de cierre del ejercicio. Además, la Ley 14/2013, de 27 de Septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su internacionalización ha ampliado el alcance de la legalización telemática.
En otras palabras… ¿qué significa?
- Es obligatorio legalizar los libros por vía telemática.
- Es obligatorio legalizar todos los libros en el Registro Mercantil después de su cumplimentación, en formato electrónico y con indiferencia de que sean libros obligatorios o no.
¿Dónde hay que presentar los libros mercantiles para legalizarlos? ¿Qué plazos tenemos para su presentación?
Debemos presentarlos al Registro Mercantil competente por razón del domicilio tras su cumplimentación y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Nota importante sobre los plazos:
La legislación establece unos plazos concretos para la elaboración, presentación, legalización y depósito de libros mercantiles obligatorios:
- Elaboración: tres meses después del cierre de ejercicio para el cierre de contabilidad y elaboración de libros contables y su legalización. Por norma general, cierre contable el 31 de diciembre y plazo de elaboración 30 de marzo del año siguiente.
- Legalización: hasta cuatro meses después del cierre del ejercicio (normalmente 30 de abril). No hay sanciones por presentar fuera de plazo.
- Depósito de cuentas anuales: hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Socios. Se ha de celebrar en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio.
¿Qué pasa si no legalizamos los libros mercantiles en el momento de la constitución?
En estos casos se admite la posibilidad de legalizar los libros con posterioridad a la constitución. O lo que es lo mismo: se podrán incluir en los primeros libros mercantiles presentados telemáticamente todas las actas de la sociedad, desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre (aunque bien es cierto que el valor probatorio de estos libros será apreciado por los Tribunales).
Por otro lado, la revisión y rectificación de los libros legalizados telemáticamente es posible. ¿Cómo podemos hacer una revisión o rectificación de los libros mercantiles ya legalizados? Debemos incluir en el fichero del envío y rectificación, un archivo en el que conste la certificación del órgano de administración por el que se notifique el error que se quiere corregir.
Procedimiento de Presentación Telemática de legalización de libros contables
Para proceder a la presentación telemática y legalización de los libros contables y, por ende, a su legalización ante el Registro Mercantil son necesarios dos requisitos:
- Tener firma digital (o certificado reconocido válido) para poder realizar el envío al Registro Mercantil.
- Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores. (Registro aquí).
A continuación explicamos paso a paso qué hay que hacer para la presentación telemática:
- Descargar el programa Legalia (Descarga disponible en este enlace).
- Una vez legalizados los libros es necesario, ir a este link y clicar en el apartado “Presentación telemática de documentos”.
- Para realizar los envíos, hay que acceder a la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores. (Soporte y programas necesarios en este enlace).
- Recibiréis vía telemática una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en la presentación. En caso de error, también se notifica para poder proceder con las correcciones y seguir con el proceso.
Delvy
Delvy es un despacho de asesores legales y financieros que cuenta con abogados especializados en cubrir todas las necesidades fiscales, contables y laborales de una empresa en cualquier fase de su ciclo de vida. Si tienes alguna duda sobre los libros mercantiles o la legalización de los libros contables, no dudéis en poneros en contacto con nosotros mediante nuestro mail [email protected] o utilizando nuestro formulario de contacto
