Tras una primera ronda de inversión, surgen varias necesidades relacionadas tanto con el departamento financiero como con el contable y para respetar el compliance. También surgen muchas dudas a la hora de estructurar un departamento financiero de una startup. Algunas de estas pueden ser, por ejemplo:
¿Internalizo el departamento financiero o contrato un outsourcing? Si contrato una asesoría, ¿cómo controlo que la información sea correcta? ¿Necesito contratar a un CFO? ¿Cómo reporto la información financiera para los boards, consejos, etc.?
En este post intentaremos arrojar luz sobre la cuestión basándonos en nuestra experiencia, aunque advirtiendo desde el principio que las varitas mágicas no existen. No hay una hoja de ruta única a la hora de estructurar el departamento financiero de una startup, aplicable al conjunto del ecosistema. Con carácter previo será necesario analizar individualmente cada proyecto para dar con la mejor alternativa, en función de las opciones y de los costes que pueda soportar la startup en ese momento.
Hay cuatro denominadores comunes en prácticamente todo proyecto emergente en fase SEED, cuatro características que nos sirven de base para el análisis que pretendemos en este post:
- Un proyecto organizado mercantilmente en una SL.
- Un equipo emprendedor en fase de definición de MVP, de modelo de negocio, de posibles vías de monetización, etc. en un momento en que, fundamentalmente, se están produciendo gastos de diversa índole y, en el mejor de los casos, las primeras facturaciones.
- Una contabilidad externalizada en una asesoría que proporciona una información que el equipo emprendedor utiliza únicamente a efectos fiscales y de preparación de Cuentas Anuales.
- La existencia de un importante número de hojas de cálculo (Excel) nunca cuadrada o conciliada con contabilidad y que sirve tanto de soporte para preparar la información financiera como de base para la toma de decisiones del CEO o del board en su caso.
Las hojas de cálculo dentro del departamento financiero
La utilidad e importancia de las hojas de cálculo es incontestable. Son una herramienta fundamental, entre otras, para monitorizar las métricas de negocio. Con todo, desde un punto de vista financiero consideramos que no se le da a la contabilidad la importancia que tiene y, sobre todo, que no se optimiza su utilidad.
Así, desde nuestra perspectiva:
- No tiene ningún sentido –ni económico ni operativo– tener en el equipo, por un lado, a una persona encargada de la contabilidad (interna o externa) y, por otro, a una (habitualmente interna) que introduce la información en una hoja de cálculo.
- (Siempre) Es mucho más eficiente como CEO’s invertir tiempo en la planificación y co-definición para determinar qué información requerimos a nivel financiero en un board para monitorizar el proyecto y, además, con qué periodicidad.
- La información contable que sirva de base para el reporte que recibamos será completa y, sobre todo, estará cuadrada. Eliminaremos, por tanto, uno de los focos habituales de discusión en las startups: los diferentes resultados, aportados por diferentes departamentos, basándose en diferentes hojas de cálculo. Una situación que nos obliga a cotejar las diferentes informaciones, siembra la duda y, en definitiva, ralentiza la toma de decisiones.
Los 4 puntos claves para estructurar el departamento financiero de una startup SEED
En líneas generales, hay cuatro máximas a nivel financiero que recomendaríamos a todos los proyectos en fase SEED:
- Definir claramente las necesidades de información financiera del proyecto.
- Seleccionar una asesoría especializada en startups.
- Compartir la información financiera (plan financiero, business plan, previsiones de tesorería) con la asesoría y hacer un buen set up del proyecto.
- Como TIP genérico para el equipo emprendedor: Es importante aprender a leer la información contable-financiera y ser capaces de organizarla en un reporting periódico.
Pese a la complejidad que a priori pueda suponer el post, somos conscientes de que estamos analizando compañías en fases SEED y de que la caja y los recursos existentes son, en el mejor de los casos, limitados, por lo que ahí va un mensaje alentador:
Habitualmente, la información que precisemos en las primeras fases de desarrollo de un proyecto emprendedor no irán más allá de un balance de situación y una P&L (cuenta de pérdidas y ganancias) que, de forma relativamente automática, nos podrán enviar desde la asesoría y que posteriormente y ahora sí seguramente en Excel, podremos comparar con el Budget, analizar desviaciones e iniciar el proceso de análisis de las mismas, medición de su impacto en el ámbito de tesorería y definición de medidas futuras correctoras.
Si te has quedado con dudas o necesitas asesoramiento para estructurar el departamento financiero de tu startup, contacta con nosotros y te ayudaremos. Envíanos un correo a [email protected] o llámanos al (+34) 935 185 385.
