Iniciamos una miniserie de cuatro episodios/posts dirigida fundamentalmente a emprendedores y emprendedoras (founders, CEO’s, directivos/as en general) con la contabilidad para startups como protagonista.
Que no cunda el pánico. La intención no es convertir a nadie en un/a experto/a contable, sino dimensionar la importancia de la contabilidad en una empresa emergente para la optimización del departamento financiero y, especialmente, formar(te) en la lectura, interpretación y utilidad de la información contable.
4 preguntas que todo emprendedor se hace acerca de la contabilidad para startups
A través de cinco preguntas básicas descubrimos los principales errores que cometen las startups al organizar sus departamentos contables y desvelamos algunas de las claves para que puedan obtener el máximo rendimiento.
1. ¿Qué papel está jugando la contabilidad en una startup?
En las primeras fases de una startup, la contabilidad está externalizada en una asesoría fiscal cuyo cometido prácticamente único es cumplir con las obligaciones fiscales (IVA, IRPF e IS) y mercantiles (Cuentas Anuales). Es decir, supone un coste puro para el emprendedor/a, quien no obtiene ningún retorno ni por el coste económico ni por la inversión de tiempo que le genera.
2. ¿Qué papel debería tener la contabilidad para una startup?
Fundamentalmente debería ser un elemento que sustentara y facilitara la toma de decisiones del equipo directivo. Obviamente, no será la única fuente de información utilizada para definir la hoja de ruta, pero sí debería ser una de las más relevantes.
La contabilidad debe proporcionarnos toda la información financiera que precisemos y con el nivel de detalle que consideremos, con el objetivo de poder monitorizar nuestro proyecto. Por ejemplo, deberíamos conocer en detalle todos los costes que tendremos (alquileres, marketing, financieros,…) con un nivel de detalle X (si hablamos de marketing, SEO, SEM, Media, bonos, descuentos,…) para poder clasificarlos entre directos e indirectos y, a su vez, imputarlos a diferentes unidades de negocio, productos o canales de venta, si es que tenemos más de uno. Esta información, además, debe ser presentada evolutivamente en el tiempo (mensual, trimestral, semestralmente, etc.) e, idealmente, debería compararse con el budget o plan financiero que diseñamos antes del lanzamiento del proyecto.
3. Habitualmente, ¿Cómo obtiene una startup la información contable?
A través de hojas de cálculo (Excel) en diferentes formatos, de diferente naturaleza, no cuadradas con nada (Nota: recordemos que la contabilidad debe estar cuadrada con el banco y la caja de la compañía para cerciorarnos de que la información es completa). Las consecuencias derivadas de esta situación son:
- Sobrecoste. Para disponer de información fidedigna acabamos contratando los servicios de una asesoría fiscal y consumiendo recursos del equipo para que alimente los excels.
- Riesgo de inexactitud de la información financiera. Una perogrullada que conviene tener presente: la dispersión informativa puede desembocar en sorpresas a nivel de reporting financiero, que son difíciles de explicar. En la mayoría de casos son un indicador de falta de control del proyecto por parte del equipo directivo y, en consecuencia, despiertan la desconfianza de los inversores.
La buena noticia es que evitar reportar en un momento determinado que el resultado de la startup es de -125k euros y que al cierre definitivo (o auditoría, en caso de requerirse) el montante ascienda a -275k euros, ya sea porque había facturas que no se habían incorporado al Excel o porque no habíamos tenido en cuenta amortizaciones o intereses, es algo fácilmente evitable.
4. ¿Podemos controlar la caja desde la contabilidad?
En la contabilidad para startups, debemos diferenciar entre previsiones de tesorería, planes financieros y previsiones de gastos, pero la respuesta es rotundamente sí. Con todo, es necesario invertir tiempo tanto en la preparación de la caja de contabilidad como en su interpretación posterior.
A partir del Cash Flow obtenido de la cuenta de pérdidas y ganancias y teniendo en cuenta el CAPEX (inversiones en inmovilizado fundamentalmente) de las financiaciones obtenidas (préstamos y ampliaciones de capital fundamentalmente) y de las variaciones del capital circulante podremos obtener el Cash Burn Rate.
Cash Burn Rate = saldo de bancos al inicio del periodo analizado – saldo de bancos al final del periodo analizado.
Así, no sabremos únicamente cuánta caja hemos quemado, sino también en qué partidas.
Las startups suelen tener una previsión de Cash Burn Rate basada en movimientos bancarios exportados directamente de las entidades financieras. En algunos casos, trabajadas con herramientas creadas en Excel para su reporting y análisis por parte del CEO. Durante las primeras fases del proyecto esta operativa es aceptable, pero a medida que la startup se desarrolla y complejiza, para analizar, reportar y poder realizar tanto previsiones a futuro como definir planes de acción orientados a la mejora de la caja debemos apoyarnos en la contabilidad.
4 Consejos para abordar un outsourcing contable con una asesoría fiscal
1 – Especialización
Si podemos elegir, siempre mejor que la asesoría fiscal esté especializada en la contabilidad para startups. La contabilidad de una startup no es diferente a la de una compañía convencional, pero sí varía el modelo de negocio y las operaciones habituales. A modo de ejemplo: convertible notes, préstamos participativos, modelos de negocio con micro-pagos por diferentes pasarelas (PayPal, Stripe,…), etc. La especialización permite compartir idioma con la persona que se encargará de la contabilidad y anticipar y optimizar muchas de las operaciones (importación de ficheros de venta, de cobros,…).
2 – Un buen set up
Es fundamental para el desarrollo del proyecto que la asesoría fiscal conozca el modelo de negocio de la startup y sus necesidades informativas. Por tanto, debemos ser capaces de determinar qué información precisamos, con qué periodicidad y a través de qué canales.
3 – Seguimiento exhaustivo
Al menos durante los primeros meses y hasta que los procesos se estabilicen y podamos depositar nuestra confianza en los reportings, es necesario que startup y asesoría fiscal trabajen intensamente de forma coordinada. No es un coste de tiempo, sino una inversión, eso nos permitirá que cuando el proyecto crezca y requiramos más información (posibles rondas, auditorías, posibles financiaciones, potenciales decisiones de inversión, etc.) ésta esté automatizada, de forma que podremos monitorizar el negocio y tomar decisiones de forma ágil.
4 – Reporting – Seguimiento (y reunión)
Fiscalmente y salvo excepciones, las startups deberán presentar impuestos trimestralmente, que es habitualmente la periodicidad con la que el equipo directivo recibe información contable – financiera por parte de la asesoría fiscal. Craso error. Un trimestre en una startup es una eternidad, así que es aconsejable pactar reportings mensuales para que el CEO pueda hacer un follow up del negocio. También es recomendable establecer una reunión mensual entre el CEO y la persona que ha preparado la información para poder analizarla y valorar si conviene introducir algunas modificaciones, o qué desviaciones deben corregirse en el negocio, por ejemplo.
Aunque no es necesario reportar mensualmente a los inversores, este “training” mensual será la base de un reporting de calidad para ellos. Sin delays y con un CEO que tiene un control total de la situación, que le permite aclarar cualquier desviación respecto al budget. En definitiva, será la base para evitar las desagradables sorpresas de las que hablábamos al inicio del post.
Aunque pueda parecer un proceso laborioso y complejo, lo cierto es que tenemos la certeza de que es una inversión con ROI positivo en todos los aspectos.
Delvy: Despacho de abogados especializado en contabilidad para startups
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